Balkongriller

SharePoint und Office 365 Blog

ignite


Hinterlasse einen Kommentar

Microsoft Ignite 2016

Heute startet in Atlanta die Microsoft Ignite 2016. Unter anderem die wichtigste Konferenz für SharePoint und Office 365. Obwohl im Cloud Zeitalter die Konferenzen bezüglich dem Ankündigen von Neuigkeiten an Bedeutung verloren haben – Neues wird meistens fortlaufend angekündigt und aufgeschaltet – erwarten wir doch die eine oder andere Ankündigung. Vor allem erhoffen wir uns Informationen darüber, in welche Richtung sich die einzelnen Dienste von SharePoint und Office 365 bewegen.

Auch wer zu Hause geblieben ist, kann einiges mitnehmen. Man verpasst zwar die Spezialitäten der lokalen Craft Brauereien, kann aber auf Channel9 nur Stunden später jede Session anschauen. Wäre ich dort, würde ich mir die folgenden Sessions anschauen:

Natürlich die Keynote
Microsoft Ignite Keynote

Und SharePoint Roadmap und Vision Session
Learn How SharePoint is Reinventing Content Collaboration: Vision and Roadmap

Die Yammer Roadmap
Connect your company with Yammer – a vision and roadmap update.

Die Office und SharePoint Development Roadmap
Get the roadmap for the future of Office and SharePoint development

Eine Einführung in das SharePoint Framework
Get an introduction to the SharePoint Framework

Die neuen SharePoint Hybrid Features
Explore new SharePoint hybrid scenarios: Hybrid Auditing, Hybrid Taxonomy, and Hybrid App Launcher

Roadmap für SharePoint On Premise
Explore Microsoft SharePoint Server 2016 and beyond

Die neue Publishing Experiences.
Discover the new SharePoint content publishing experiences

Was kommt im Bereich „Mobile“.
Discover what’s new and what’s coming to the SharePoint Mobile and Intelligent Intranet

Branding von SharePoint Team Sites
Learn best practices for customizing and branding SharePoint Team Sites

flow


Hinterlasse einen Kommentar

Microsoft Flow: Integration à la IFTTT

Ohne viel Brimborium hat Microsoft letzte Woche Microsoft Flow als Preview angekündigt. Mit dem Preview können Business Prozesse automatisiert und einfach Services zum Abbilden (und Optimieren) von Geschäftsprozessen integriert werden. Einmal mehr hat Microsoft diesen Dienst für IT-affinen Information Worker im Auge, der die Integration selbst in die Hand nimmt. Vom Prinzip her ist Flow ein IFTTT („if this then that“) Pendant.

Microsoft Flow kommt mit einem vordefinierten Sets von Flows (IFTTT nennt das Recipes). Der oben erwähnte Business User kann damit sofort starten.

übersicht der flows.png

Mit wenigen Klicks kann man z.B. ein Flow erstellt, welcher für jeden neuen Eintrag im Dynamics CRM einen Eintrag in einer SharePoint Liste anlegt.

crm flow.png

Natürlich kann man auch eigene Flows bauen. Microsoft Flow nutzt die selbe Data Engine wie PowerApps. Der Zugriff auf die folgenden Dienste ist heute möglich:

  • AzureBlob
  • Box
  • Dropbox
  • Dynamics CRM Online
  • Facebook
  • FTP
  • GitHub
  • Google Drive
  • Instagram
  • MailChimp
  • Microsoft Translator
  • Office 365 Outlook
  • Office 365 Users
  • Office 365 Video
  • OneDrive
  • OneDrive for Business
  • Outlook.com
  • RSS
  • Salesforce
  • SendGrid
  • Service Bus
  • SFTP
  • SharePoint Online
  • Slack
  • SMTP
  • SQL Azure
  • Trello
  • Twilio
  • Twitter
  • Wunderlist
  • Yammer

Flow kann aber auch HTTP Zugriffe absetzen oder Azure Enterprise Service Bus Messages versenden oder Empfangen. Dies ermöglicht auch die Integration von Line of Business Lösungen, benötigt aber definitiv mehr Wissen.

Flow ist nett, aber meiner Meinung nach zu simple gestrickt für die Enterprise Welt. Business-kritische Prozesse benötigen Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, Transaktionskontrolle, etc. Und eine Prise Software Architektur – und dieses Skill bringen die IT-affinen Business User leider nicht mit.

picture library


Hinterlasse einen Kommentar

Neuer Look für Document Libraries

Dokumentenbibliotheken auf SharePoint Online bzw. Office 365 kriegen einen new look. Bei einigen First-Use Tenants ist die Funktion schon aufgeschaltet. Es handelt sich dabei um das selbe UI, welches man bereits bei Dokumenten auf OneDrive for Business oder Office 365 Groups findet.

Die neue Ansicht kommt mit einigen ganz netten Features daher. Das UI wirkt aufgeräumt und modern. Und es passt sich der Bildschirmgrösse an. Die linke Navigation ist nur noch einstufig und der Ribbon ist durch eine vereinfachte Action Leiste ersetzt worden.

docs.png

Oben links ist die Search Box mit Preview Funktion.

search.png

Die grösste Veränderung ergibt sich aber bei der Anzeige der Dokumente. Neben der bekannten, aber erneuerten List View kann man auch eine Grid View wählen. Dazu wird jedes Dokument als Preview dargestellt. Die Darstellung der Bilder ist damit im 21. Jahrhundert angekommen.

picture library.png

Man kann aber immer noch eigene Views erstellen, mit Filter, Sortierung, angezeigten Spalten, usw. Um die angezeigten Spalten zu verändert, steht auch ein neuer Dialog zur Verfügung.

views.png

Ebenfalls spendiert uns Microsoft einen neuen Dialog um Metadaten zu bearbeiten. Schigg, finde ich. Über „Edit all“ kommt man auf das altbekannten EditForm.aspx. Die selbe Ansicht zeigt auch die History.

metadata.png

Ebenfalls nett ist die Möglichkeit, eine oder mehrere Dateien auszuwählen und in einen anderen Ordner zu verschieben oder zu kopieren. Damit lassen sich Dateien sehr einfach in Ordner organisieren – wer den Tod der Ordner ausgerufen hat, muss seine Ansicht evtl. wieder überdenken.

A propos Ordner: Der new look erlaubt das Hochladen von ganzen Ordnern. Früher war dazu die Explorer View notwendig.

folder.png

In der Standard Konfiguration kriegt der Benutzer die Möglichkeit, einen Link auf ein Dokument einzufügen. Hilfreich ist, dass dabei die zuletzt bearbeiteten Dokumente gleich angeboten werden.

link.png

Und auch die List Settings sind noch da. Der Aufruf erfolgt über das Zahnrad oben rechts. Zur grossen Freude meinerseits finden sich da sämtliche Einstellungen. Der neue Look ist also eine Erweiterung. Das zeigt auch die Tatsache, dass man aktuell noch zwischen der Classic und dem „new look“ umschalten kann.

listsettings.png

Bisher sind mir folgende fehlende Punkte aufgefallen.

  • Der „New Look“ ist nur auf der Document Library unterstützt. Füge ich das List View Web Part auf eine Web Part Page, sehe ich wieder die Classic Ansicht.
  • Die Datasheet View und der Export nach Excel fehlt.
  • Custom Actions, d.h. eigene Ribbon Buttons lassen sich nicht mehr integrieren.
  • Die Metadata Navigation ist nicht unterstützt. Mit der Metadata Navigation kann man die Document Library nach Term Feldern (Tags) und anderen Metadaten filtern.

Trotzdem. Mir gefällt’s. Schon nach kurzer Zeit will man gar nicht mehr zurück zu Classic.

plannerhub


Hinterlasse einen Kommentar

Office 365 Planner

Hohe Erwartung

Zugegeben, ich war naiv. Meine Erwartungen an Office 365 Planner waren gross. Einerseits geisterte das Projekt schon lange herum (Codename Highlander). Andererseits hat Microsoft das Work Management aus Office 365 abgeschaltet mit dem Versprechen, dass das „was“ bringen würden. Zur Erinnerung: Die Work Management Service Application synchronisiert die Tasks aus den SharePoint Sites mit der MySite und stellt eine Anbindung an Exchange her, wo sie dann schliesslich in Outlook landen. Es gibt tatsächlich Kunden, welche diese Funktion noch im Einsatz haben. In Office 365 sowie in SharePoint 2016 ist diese Funktion aber nicht mehr verfügbar.

Und natürlich erhofft man sich von jeder Aufgabenverwaltung auch eine Arbeitserleichterung. Aber wie heisst es so schön: A fool with a tool is still a fool.

Vorne weg: Office 365 Planner ist keine Raketenwissenschaft. Mit Planner lassen sich die Aufgaben eines Teams organisieren. Schnell und einfach, wie wir uns das von Kanban Board Tools wie Trello oder Kanbanflow gewöhnt sind. Die Integration in bestehende Productivity Tools wie Outlook, SharePoint beschränkt sich aktuell auf Office 365 Groups.

Start

Troztdem wollen wir uns die Funktion, welche auf den Office 365 Tenants mit „First-Use“ verfügbar ist, anschauen. Damit man in den Genuss des Previews kommt, müssen die Schritte in diesem Blogpost befolgt werden. Der Zugriff erfolgt danach über einprägsame URL https://tasks.office.com. Als Einstieg wird einem der Hub gezeigt.

plannerhub

Die „My Task“ Ansicht zeigt die mir zugewiesenen Tasks. Hier kann ich einfach den Progress nachtragen.

MyTasks

Groups

Planner basiert auf der Office 365 Groups Funktion. Pro Office 365 Group kann ein sogenannter Plan erstellt werden, in welchem wiederum Tasks erstellt werden können. Das Aufsetzen auf Groups ist eine elegante Lösung, denn jeder Group liegt eine Azure Active Directory Gruppe zu Grunde. Über diese Azure AD Group erfolgt auch die Verwaltung der Zugriffe – entweder kann nur der Owner neue Personen einladen oder jeder kann sich in eine Group einklinken.

Erstelle ich Planner einen neuen Plan erstelle ich im Hintergrund gleich eine Office 365 Group.

CreateNewPlan

Neben dem Planner können in einer Office 365 Group auch Dokumente (auf einer SharePoint Online Site) und Termine (in einem Outlook Kalender) abgelegt und Diskussionen geführt werden. Für die ad-hoc Collaboration genau das richtige Werkzeug.

Task Management

Das Task Management selbst ist keine Rocket Science. Die Tasks können in sogenannten Buckets gruppiert werden. Auf der „My Tasks“ Ansicht sehe ich all meine Tasks und kann den Progress (Not started, In Progress, Done) verwalten.

AddNewTask

Dokumente, welche ich einem Task anhänge werden in der SharePoint Site der Group abgelegt. Auf den Files kann folglich auch kollaboriert werden.  Eine nette Spielerei ist die Preview-Ansicht des Dokuments, welches als Teaserbild für den Task genutzt wird.

Neben den üblichen Feldern kann man die Tasks auch kommentieren.

taskdetail

Cool finde ich die Möglichkeit, den Tasks ein Label zuzuordnen. Damit kann man einfach eigene „Productivity“ Methoden umsetzen.

labels

ToDo

Leider ist Planner nicht ganz zu Ende gedacht. In der aktuellen Lösung ist ein weiteres Silo, in dem ich meine Tasks ablegen kann. Allein die Microsoft Produktpalette bietet mit Outlook, SharePoint, OneNote aber auch Project Server und Team Foundation Server Lösungen an, in den ich die Arbeit meines Teams verwalten kann und welche einen Bezug zu SharePoint, Office 365 oder dem Office Client haben. Braucht wir da wirklich noch ein weiteres Tool?

Ein erster Schritt der Integration könnte mit der Office 365 Group App oder der Group Integration in den Outlook Client gemacht werden. Und hoffentlich werden noch weitere Schritte folgen. Die Wunschliste, u.a. auf User Voice, ist lang.

Office 365 Planner ist aktuell noch im First-Use, d.h. Beta, Stadium. Klar, dass nicht alles rund läuft. Bei mir zeigt z.B. die Mobile Ansicht keine Pläne an. Auch werden die Updates des Task Status teilweise nicht gespeichert. Aber das kann ja alles noch werden.

spcommunitych


Hinterlasse einen Kommentar

SharePointCommunity: 8 Tipps um besser zu Finden

Gestern fand in Bern ein Treffen der SharePointCommunity.ch statt. Roger Haueter und ich haben 8 Tipps vorgestellt, wie die Suche von SharePoint und Office 365 verbessert werden kann:

  1. Promoted Results
  2. Refiners
  3. Company Extraction
  4. Duplicate Trimming
  5. Query Suggestions
  6. Title Feld
  7. Site Suggest
  8. Cloud Search Service Application

Das Slidedeck dazu findest du hier:

Ebenfalls verfügbar ist der Source Code zur Site Suggest „App“.

Beim Tippen schlägt einem Site Suggest mögliche Ziele vor.


Ein Kommentar

Site Suggest: Einfacher Zugriff auf SharePoint Sites

Der Zugriff auf Sites oder Site Collections in SharePoint oder Office 365 könnte besser gelöst sein. Über Site Collection Grenzen gibt es meiner Meinung keine brauchbare Lösung. Und sich innerhalb einer Site Collection durch die Navigation zu kämpfen, kann ganz schön zeitaufwändig werden.

Eine simple Abfrage der Suche nach dem Site Titel kann den Benutzer viel schneller ans Ziel führen. Seit Jahren nutze ich das sogenannte „Site Suggest“ in unterschiedlichen Formen.

Beim Tippen schlägt einem Site Suggest mögliche Ziele vor.

Beim Tippen schlägt einem Site Suggest mögliche Ziele vor.

Hier möchte ich eine simple Lösung publizieren, welche auf JavaScript und JQuery aufsetzt und sich nur mit Design Rechten integrieren lässt. Für einen produktiven Betrieb lohnt es sich, dass JavaScript zu härten sowie die JQuery Libraries auch auf dem lokalen SharePoint zu hinterlegen.

  1. Die JavaScript Datei SiteSuggest.js muss in die Style Library hochgeladen werden. Der Speicherort kann natürlich nach Belieben variert werden: http://pastebin.com/nXvPV8Tc
  2. Auf der Startseite muss ein „Script Editor“ Web Part eingefügt werden. Das folgende Snippet fügst du in das Web Part ein: http://pastebin.com/HZ7xzv9k
    sitesuggestinsert

Und schon können die User innert Sekunden ihre Sites erreichen.

PS: Die Lösung funktioniert sowohl auf SharePoint 2013 On Premise als auch auf Office 365. Das JavaScript ruft die REST API der SharePoint Search auf.