Balkongriller

SharePoint und Office 365 Blog


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Community: Microsoft Bookings und Nintex Workflow Cloud

Am 29. März 2017 hatten wir an der SharePointCommunity.ch zwei Gast Speaker. Nachfolgend die beiden Slidedecks.

Raphael Bachmann sprach über „Nintex Workflow Cloud – Workflow as a Service“:

 

Matthias Walter nahm sich dem Thema „Microsoft Bookings“ vor:

An dieser Stelle nochmals herzlichen Dank den beiden Sprecher!

 


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Yammer Integration mit Office 365 Groups

Vor einigen Wochen hat Microsoft mit dem Roll-Out der Yammer Integration mit Office 365 Groups begonnen. Bei First Release Office 365 Tenants steht die Funktion bereits zur Verfügung. Zu jeder Yammer Group erstellt Office 365 automatisch auch eine Office 365 Group. Dokumente und Notizen einer Yammer Group können damit in der SharePoint Online Team Site abgelegt werden. Für Aufgaben steht der Office 365 Planner bereit.

Mit dieser Integration kombiniert Microsoft mit Yammer und SharePoint Online zwei sehr mächtige Collaboration Werkzeuge. Die Kombination schafft Klarheit beim Benutzer (eine Team Site = eine Yammer Group). Die darunterliegende Azure AD Group regelt die Berechtigungen. Die Mitgliedschaft in einer Yammer Group führt automatisch auch zum Zugriff auf SharePoint Online. Und umgekehrt.

Erstellung

Im Moment  muss das Erstellen einer neuen Group von Yammer aus angestossen werden. Erstellt man eine neue Yammer Group, wird im Hintergrund automatisch auch eine Office 365 Group angelegt.

Create Yam Group

Danach kann man von der Yammer Group auf die Office 365 Group Ressourcen wie OneNote, Document Library und Planner navigieren.

o365 resources

Über den „Group Conversation“ Link oben rechts auf der SharePoint Online Team Site kommt man wieder zurück nach Yammer.

spsite

Voraussetzung

Damit die Integration genutzt werden kann, muss das Yammer Network mit Office 365 Identities authentisieren und es kann nur ein Yammer Network pro Office 365 Tenant geben.

 

Limitationen

Die Integration ist aber noch nicht fertig. Weitere Schritte sind von Microsoft angekündigt. So ist es später möglich, Office 365 Groups mit bestehenden Yammer Groups zu verbinden. Eine bessere Integration der SharePoint Online Team Site sowie des Outlook Calendars soll auch noch folgen. Wir freuen uns!

 


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Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar

Bekanntlich bin ich ein grosser Fan von Office 365 Groups – trotz einiger Unzulänglichkeiten. Eine davon ist, dass Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar sind. Dokumente, welche man in er SharePoint Online Site einer Office 365 Group ablegt, sind nicht indexiert und erscheinen in den SharePoint Online Suchresultaten. Dieses Verhalten gilt nur für Private Groups. Inhalte von Public Groups werden erfolgreich indexiert und stehen in den Suchresultaten zur Verfügung.

group

Ziemlich ärgerlich: Als langjähriger Benutzer geht man davon aus, dass sämtlicher Content welcher auf SharePoint liegt und auf welchen man Zugriff hat, auch in den Suchresultaten auftaucht. Seit geraumer Zeit gibt es dazu auch ein Feature Request auf UserVoice.com. Wer sich auch daran stört, soll doch für dieses Feature stimmen. Vielleicht hilft es.

Über Delve und die Suche von Delve sind die Dokumente übrigens auffindbar. Die Dokumente von Office 365 Private Groups landen also im Office Graph und können via Delve gefunden und angezeigt werden. Schon mal was.

delve


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The Next Big Thing: Office 365 Groups

Mit den Ankündigungen an der Ignite 2016 sehe ich die Office 365 Group als zentrales Element einer jeder Collaboration Umgebung auf Office 365. Es kommt zusammen, was zusammen gehört. Dokumente in einer SharePoint Team Site werden mit den E-Mails, der Diskussion in Yammer, einem OneNote für Notizen sowie ggf. einem Dynamics CRM Record verknüpft. Das Ganze wird unter drunter durch eine Azure Active Directory Group zusammengehalten.

Team Site

Bereits heute spendiert Microsoft jeder Office 365 Group eine SharePoint Team Site. Noch stehen nicht alle Funktionen zur Verfügung. Greift man aber mit dem Client Side Object Model (CSOM) zu, dann sieht man, dass da eine vollwertige Team Site darunter liegt. In Zukunft wird die Team Site vollständig zugreifbar sein. Man startet mit einer Document Library und kann bei Bedarf weitere Listen und Document Libraries hinzufügen. Aber auch Erweiterungen mit Workflows, PowerApps und Microsoft Flow sind denkbar.
Vielleicht wird in Zukunft die „Independent SharePoint Site“, d.h. eine SharePoiint Team Site ohne Office 365 Group, zur Ausnahme.

team-site

Vorerst ist nur die Document Library nutzbar. Dahinter verbirgt sich aber eine komplette Team Site.

Conversations

Die Unterhaltungen der Office 365 Groups können in Bälde in einer Yammer Group geführt werden. Eine Office 365 Group kann (wenn gewünscht) automatisch eine Yammer Group erhalten. Dokumente wandern von Yammer in die Team Site und die Notizen in das darin enthaltene OneNote. Damit kommt zusammen, was zusammen gehört (Dokumente, Notizen und die Unterhaltung). Yammer fügt sich endlich in den Rest der Office 365 Palette ein. Das Leben der Nutzer wird einfacher, da nun klar ist, wo Dateien und Notizen abgelegt werden und da es eine eindeutige Verbindung zwischen einer Yammer Group und einer Office 365 Team Site gibt. Auf der anderen Seite bleibt der Yammer Newsfeed bestehen, welcher mich über die Unterhaltungen in all meinen Groups informiert.
Eigentlich auch ein gutes Zeichen ist, dass man Yammer in Zukunft nicht mehr separat kaufen kann. Die Yammer Enterprise Lizenz verschwindet. Yammer gibt es nur noch als integrierten Dienst in Office 365.

yammer-strengthens-team-collaboration-1

Eine Yammer Group pro Office 365 Group (Quelle: blogs.office.com)

Governance

Heute können die Groups viral gehen – nicht der richtige Approach in einem Unternehmen. Darum braucht es Governance. Microsoft hat das erkannt und wird einige Tools bieten. Die Governance Features sind ein Schritt in die richtige Richtung.

  • Mit den Group Usage Guidelines kann eine Website mit Regeln hinterlegen werden.
  • Die Groups lassen sich klassifizieren.
  • Man kann bereits heute die Privacy (Public, Private) einstellen
  • Es gibt eine Naming Policy (Präfix, OE Namen in den Group Namen integrieren)
  • Mit einem Azure AD Setting kann definiert werden, wer eine neue Group erstellen kann.
  • Und mit Azre AD Premium kann die Mitgliedschaft zu einer Office 365 auf Grund von AD Attributen dynamisch gesteuert werden.
  • Inaktive Groups können (nach einem Reminder E-Mail) automatisch gelöscht werden.

Die meisten dieser Einstellungen werden per PowerShell vorgenommen. Aber natürlich fehlen noch ein paar Dinge, damit man die Office 365 Groups wirklich unter Kontrolle hat.

groups-in-admin

Bereits heute listet das Admin Center die Groups auf.

Berechtigungen

Die Berechtigungen sind noch zu simpel gestrickt. Einfache Szenarien lassen sich dank der darunterliegenden Azure Active Directory Gruppe einfach abbilden. Bei komplexeren Szenarien reicht das aber nicht aus. So sind z.B. alle Group Members automatisch mit Full Control auf der SharePoint Team Site berechtigt.

Externer Zugang

Vor kuzer Zeit hat Microsoft den Gast Zugang für Office 365 Groups ermöglicht. Aktuell kann man einfach auf Dateien und das OneNote zugreifen. Der Zugriff z.B. auf den Planner ist noch nicht möglich.

Office Groups GIF

Hinzufügen von externen Benutzern (Quelle: blogs.office.com)


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Microsoft Ignite 2016

Heute startet in Atlanta die Microsoft Ignite 2016. Unter anderem die wichtigste Konferenz für SharePoint und Office 365. Obwohl im Cloud Zeitalter die Konferenzen bezüglich dem Ankündigen von Neuigkeiten an Bedeutung verloren haben – Neues wird meistens fortlaufend angekündigt und aufgeschaltet – erwarten wir doch die eine oder andere Ankündigung. Vor allem erhoffen wir uns Informationen darüber, in welche Richtung sich die einzelnen Dienste von SharePoint und Office 365 bewegen.

Auch wer zu Hause geblieben ist, kann einiges mitnehmen. Man verpasst zwar die Spezialitäten der lokalen Craft Brauereien, kann aber auf Channel9 nur Stunden später jede Session anschauen. Wäre ich dort, würde ich mir die folgenden Sessions anschauen:

Natürlich die Keynote
Microsoft Ignite Keynote

Und SharePoint Roadmap und Vision Session
Learn How SharePoint is Reinventing Content Collaboration: Vision and Roadmap

Die Yammer Roadmap
Connect your company with Yammer – a vision and roadmap update.

Die Office und SharePoint Development Roadmap
Get the roadmap for the future of Office and SharePoint development

Eine Einführung in das SharePoint Framework
Get an introduction to the SharePoint Framework

Die neuen SharePoint Hybrid Features
Explore new SharePoint hybrid scenarios: Hybrid Auditing, Hybrid Taxonomy, and Hybrid App Launcher

Roadmap für SharePoint On Premise
Explore Microsoft SharePoint Server 2016 and beyond

Die neue Publishing Experiences.
Discover the new SharePoint content publishing experiences

Was kommt im Bereich „Mobile“.
Discover what’s new and what’s coming to the SharePoint Mobile and Intelligent Intranet

Branding von SharePoint Team Sites
Learn best practices for customizing and branding SharePoint Team Sites


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Microsoft Flow: Integration à la IFTTT

Ohne viel Brimborium hat Microsoft letzte Woche Microsoft Flow als Preview angekündigt. Mit dem Preview können Business Prozesse automatisiert und einfach Services zum Abbilden (und Optimieren) von Geschäftsprozessen integriert werden. Einmal mehr hat Microsoft diesen Dienst für IT-affinen Information Worker im Auge, der die Integration selbst in die Hand nimmt. Vom Prinzip her ist Flow ein IFTTT („if this then that“) Pendant.

Microsoft Flow kommt mit einem vordefinierten Sets von Flows (IFTTT nennt das Recipes). Der oben erwähnte Business User kann damit sofort starten.

übersicht der flows.png

Mit wenigen Klicks kann man z.B. ein Flow erstellt, welcher für jeden neuen Eintrag im Dynamics CRM einen Eintrag in einer SharePoint Liste anlegt.

crm flow.png

Natürlich kann man auch eigene Flows bauen. Microsoft Flow nutzt die selbe Data Engine wie PowerApps. Der Zugriff auf die folgenden Dienste ist heute möglich:

  • AzureBlob
  • Box
  • Dropbox
  • Dynamics CRM Online
  • Facebook
  • FTP
  • GitHub
  • Google Drive
  • Instagram
  • MailChimp
  • Microsoft Translator
  • Office 365 Outlook
  • Office 365 Users
  • Office 365 Video
  • OneDrive
  • OneDrive for Business
  • Outlook.com
  • RSS
  • Salesforce
  • SendGrid
  • Service Bus
  • SFTP
  • SharePoint Online
  • Slack
  • SMTP
  • SQL Azure
  • Trello
  • Twilio
  • Twitter
  • Wunderlist
  • Yammer

Flow kann aber auch HTTP Zugriffe absetzen oder Azure Enterprise Service Bus Messages versenden oder Empfangen. Dies ermöglicht auch die Integration von Line of Business Lösungen, benötigt aber definitiv mehr Wissen.

Flow ist nett, aber meiner Meinung nach zu simple gestrickt für die Enterprise Welt. Business-kritische Prozesse benötigen Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, Transaktionskontrolle, etc. Und eine Prise Software Architektur – und dieses Skill bringen die IT-affinen Business User leider nicht mit.