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SharePoint und Office 365 Blog

Fit für Office 365: OneDrive for Business

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In einer Blogserie beleuchte ich, warum sich ein Unternehmen für Office 365 fit machen sollte und welche Dienste sofort genutzt werden können.

 

OneDrive for Business auf Office 365 ist der persönliche Cloud Speicherort um Dokumente abzulegen, zu teilen und auf verschiedenen Devices zu nutzen. Microsoft bietet seit kurzem für jeden OneDrive for Business Benutzer 1 TB an Speicherplatz an.

Unterschiede

OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, welches sich an Privatpersonen wendet und dazu dient, die privaten Dokumente zu speichern, zu teilen und auf verschiedenen Dokumenten zu nutzen. Es unterscheidet sich auch von SharePoint Teamsites, Projectsites, etc. welchen dazu dienen, Team- oder Projekt-relevante Dokumente zu speichern. OneDrive for Business ist das neue Home Drive.

Share

OneDrive for Business bietet den perfekten Ort um Dokumente mit internen oder externen Personen zu teilen und ist damit die Alternative für DropBox oder Google Drive, ohne dass dabei die IT Kontrolle über die Daten verliert. Die Dokumente sind damit sicher abgelegt und die Compliance kann eingehalten werden.
Viel zu häufig versendet man noch Dokumente per E-Mail. Besser ist, die Dokumente auf OneDrive for Business abzulegen und dem Empfänger Zugriff auf die Dokumente zu geben. Neue Mail Apps werden auf Wunsch automatisch Attachments auf OneDrive for Business ablegen und den Link ins E-Mail einfügen.

Synchronisation

Mit dem OneDrive for Business Client können die Dokumente auf Windows Clients offline verfügbar gemacht werden. Mit einer geschickten Konfiguration kann man damit z.B. die „My Documents“ oder den „Desktop“ auf OneDrive for Business ablegen.

Devices

OneDrive for Business verfügt über ein spezielles Design für Mobile und Tablet Geräte. Der Zugriff auf meine persönlichen Dokumente von meinem Smartphone oder Tablet war noch nie so einfach. Mit Office Online ist sichergestellt, dass ich die Dokumente auf diesen Devices auch lesen und bearbeiten kann.

Zentraler Einstieg

Nach meinem Verständnis hat OneDrive for Business jetzt das Zeug um zum zentralen Einstieg zu werden. Ich habe nicht nur die Möglichkeit zu suchen, sondern habe auch Zugriff auf Dokumente, welche ich folge, welche mit mir geteilt wurden oder welche ich zu letzt geöffnet habe. Das „Site Folders“ Konzept ermöglicht mir den schnellen Zugriff auf die Document Libraries der Sites, welche ich folge. Letzteres ist leider nur auf Sites auf Office 365 beschränkt und nicht auf jene On Premise.

Hybrid

Mit SharePoint 2013 SP1 kann der „OneDrive“ Link in der Metanavigation auf OneDrive for Business in Office 365 umgeleitet werden. Die Umleitung kann entweder für alle Mitarbeiter erfolgen oder nur für eine bestimmte Gruppe (Mitglieder einer Active Directory Gruppe). Leider werden die Informationen über Follow (verfolgte Sites, Dokumente, etc.) nicht übernommen.

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