Balkongriller

SharePoint und Office 365 Blog


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Community: Microsoft Bookings und Nintex Workflow Cloud

Am 29. März 2017 hatten wir an der SharePointCommunity.ch zwei Gast Speaker. Nachfolgend die beiden Slidedecks.

Raphael Bachmann sprach über „Nintex Workflow Cloud – Workflow as a Service“:

 

Matthias Walter nahm sich dem Thema „Microsoft Bookings“ vor:

An dieser Stelle nochmals herzlichen Dank den beiden Sprecher!

 


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Microsoft Flow: Integration à la IFTTT

Ohne viel Brimborium hat Microsoft letzte Woche Microsoft Flow als Preview angekündigt. Mit dem Preview können Business Prozesse automatisiert und einfach Services zum Abbilden (und Optimieren) von Geschäftsprozessen integriert werden. Einmal mehr hat Microsoft diesen Dienst für IT-affinen Information Worker im Auge, der die Integration selbst in die Hand nimmt. Vom Prinzip her ist Flow ein IFTTT („if this then that“) Pendant.

Microsoft Flow kommt mit einem vordefinierten Sets von Flows (IFTTT nennt das Recipes). Der oben erwähnte Business User kann damit sofort starten.

übersicht der flows.png

Mit wenigen Klicks kann man z.B. ein Flow erstellt, welcher für jeden neuen Eintrag im Dynamics CRM einen Eintrag in einer SharePoint Liste anlegt.

crm flow.png

Natürlich kann man auch eigene Flows bauen. Microsoft Flow nutzt die selbe Data Engine wie PowerApps. Der Zugriff auf die folgenden Dienste ist heute möglich:

  • AzureBlob
  • Box
  • Dropbox
  • Dynamics CRM Online
  • Facebook
  • FTP
  • GitHub
  • Google Drive
  • Instagram
  • MailChimp
  • Microsoft Translator
  • Office 365 Outlook
  • Office 365 Users
  • Office 365 Video
  • OneDrive
  • OneDrive for Business
  • Outlook.com
  • RSS
  • Salesforce
  • SendGrid
  • Service Bus
  • SFTP
  • SharePoint Online
  • Slack
  • SMTP
  • SQL Azure
  • Trello
  • Twilio
  • Twitter
  • Wunderlist
  • Yammer

Flow kann aber auch HTTP Zugriffe absetzen oder Azure Enterprise Service Bus Messages versenden oder Empfangen. Dies ermöglicht auch die Integration von Line of Business Lösungen, benötigt aber definitiv mehr Wissen.

Flow ist nett, aber meiner Meinung nach zu simple gestrickt für die Enterprise Welt. Business-kritische Prozesse benötigen Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, Transaktionskontrolle, etc. Und eine Prise Software Architektur – und dieses Skill bringen die IT-affinen Business User leider nicht mit.


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Neuer Look für Document Libraries

Dokumentenbibliotheken auf SharePoint Online bzw. Office 365 kriegen einen new look. Bei einigen First-Use Tenants ist die Funktion schon aufgeschaltet. Es handelt sich dabei um das selbe UI, welches man bereits bei Dokumenten auf OneDrive for Business oder Office 365 Groups findet.

Die neue Ansicht kommt mit einigen ganz netten Features daher. Das UI wirkt aufgeräumt und modern. Und es passt sich der Bildschirmgrösse an. Die linke Navigation ist nur noch einstufig und der Ribbon ist durch eine vereinfachte Action Leiste ersetzt worden.

docs.png

Oben links ist die Search Box mit Preview Funktion.

search.png

Die grösste Veränderung ergibt sich aber bei der Anzeige der Dokumente. Neben der bekannten, aber erneuerten List View kann man auch eine Grid View wählen. Dazu wird jedes Dokument als Preview dargestellt. Die Darstellung der Bilder ist damit im 21. Jahrhundert angekommen.

picture library.png

Man kann aber immer noch eigene Views erstellen, mit Filter, Sortierung, angezeigten Spalten, usw. Um die angezeigten Spalten zu verändert, steht auch ein neuer Dialog zur Verfügung.

views.png

Ebenfalls spendiert uns Microsoft einen neuen Dialog um Metadaten zu bearbeiten. Schigg, finde ich. Über „Edit all“ kommt man auf das altbekannten EditForm.aspx. Die selbe Ansicht zeigt auch die History.

metadata.png

Ebenfalls nett ist die Möglichkeit, eine oder mehrere Dateien auszuwählen und in einen anderen Ordner zu verschieben oder zu kopieren. Damit lassen sich Dateien sehr einfach in Ordner organisieren – wer den Tod der Ordner ausgerufen hat, muss seine Ansicht evtl. wieder überdenken.

A propos Ordner: Der new look erlaubt das Hochladen von ganzen Ordnern. Früher war dazu die Explorer View notwendig.

folder.png

In der Standard Konfiguration kriegt der Benutzer die Möglichkeit, einen Link auf ein Dokument einzufügen. Hilfreich ist, dass dabei die zuletzt bearbeiteten Dokumente gleich angeboten werden.

link.png

Und auch die List Settings sind noch da. Der Aufruf erfolgt über das Zahnrad oben rechts. Zur grossen Freude meinerseits finden sich da sämtliche Einstellungen. Der neue Look ist also eine Erweiterung. Das zeigt auch die Tatsache, dass man aktuell noch zwischen der Classic und dem „new look“ umschalten kann.

listsettings.png

Bisher sind mir folgende fehlende Punkte aufgefallen.

  • Der „New Look“ ist nur auf der Document Library unterstützt. Füge ich das List View Web Part auf eine Web Part Page, sehe ich wieder die Classic Ansicht.
  • Die Datasheet View und der Export nach Excel fehlt.
  • Custom Actions, d.h. eigene Ribbon Buttons lassen sich nicht mehr integrieren.
  • Die Metadata Navigation ist nicht unterstützt. Mit der Metadata Navigation kann man die Document Library nach Term Feldern (Tags) und anderen Metadaten filtern.

Trotzdem. Mir gefällt’s. Schon nach kurzer Zeit will man gar nicht mehr zurück zu Classic.


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SharePointCommunity: 8 Tipps um besser zu Finden

Gestern fand in Bern ein Treffen der SharePointCommunity.ch statt. Roger Haueter und ich haben 8 Tipps vorgestellt, wie die Suche von SharePoint und Office 365 verbessert werden kann:

  1. Promoted Results
  2. Refiners
  3. Company Extraction
  4. Duplicate Trimming
  5. Query Suggestions
  6. Title Feld
  7. Site Suggest
  8. Cloud Search Service Application

Das Slidedeck dazu findest du hier:

Ebenfalls verfügbar ist der Source Code zur Site Suggest „App“.


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SharePoint Konferenz Wien

An der SharePoint Konferenz in Wien hielt ich heute zwei Vorträge. Anbei habe ich die Slide Decks verlinkt.

Ein modernes DMS mit SharePoint

Mit einigen Erweiterungen lässt sich auf SharePoint eine moderne, benutzerfreundliche und vergleichsweise kostengünstige DMS Lösung aufbauen.

SharePoint Lösungen für die Zukunft

In dieser Session zeige ich, wie man heute SharePoint Lösungen realisiert, damit man einerseits ready für die Cloud ist und andererseits weniger Risiken im Betrieb hat.