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SharePoint und Office 365 Blog


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Fit für Office 365: E-Mail Archiv und Compliance

In einer Blogserie beleuchte ich, warum sich ein Unternehmen für Office 365 fit machen sollte und welche Dienste sofort genutzt werden können.

Anforderungen des Gesetzgebers

Der Gesetzgeber in der Schweiz verlangt, dass Geschäftskorrespondenz für 10 Jahre aufbewahrt wird. Erfolgt diese per E-Mail, muss ein revisionssicheres E-Mail Archiv her. Meistens ist eine Triage der eingehenden E-Mails zu aufwändig, weshalb sämtliche E-Mail für 10 Jahre archiviert werden. Die Anforderung an ein revisionssicheres E-Mail Archiv sind jedoch nicht zu unterschätzen und können ganz schön ins Geld gehen. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen.

Exchange Online Archive

Mit dem Exchange Online Archiv bietet Office 365 ein Archiv „as a Service“ an, welcher auch mit einer Exchange on-premises betrieben werden kann. Dazu muss on-premises Exchange 2010 oder Exchange 2013 betrieben werden. Wichtig ist, dass ein Hybrid Deployment aufgebaut werden. Der on-premises Exchange wird dabei mit Office 365 verbunden. Auch das Lizenzmodell ist interessant. Microsoft bietet eine Office 365 Lizenz an, welche nur das Exchange Online Archiv beinhaltet.

Archiv Funktionen

Es gibt eine Archiv Funktion, bei welcher der Benutzer selbst entscheiden kann, welche E-Mails archiviert werden sollen. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, kann auch das Compliance-eDiscovery Archiv eingesetzt werden. Entweder definiert man, dass E-Mails mit bestimmten Keywords, Absender oder Empfänger aufbewahrt werden. Natürlich können auch gleich alle E-Mails archiviert werden. Das
Compliance Archiv speichert sämtliche Originalversionen inkl. der gelöschten Elemente.

Speicherplatz

Jedem Benutzer stehen zu Beginn 100 GB zur Verfügung. Reicht der Platz nicht aus, kann er mit einer Anfrage an den Support erhöht werden. Microsoft wirbt mit „Unlimited Storage“.