Balkongriller

SharePoint und Office 365 Blog


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Bye Bye Ineffizienz: OneDrive Dokumente sharen statt Attachments versenden

In den letzten Wochen hat Outlook.com von Office 365 ein Update gekriegt, u.a. angekündigt auf dem Office Blog. Das Versenden von Attachments gehört damit der Vergangenheit an. Mit Outlook.com kann man nun Dateien direkt ab OneDrive for Business verlinken. Für mich ist es ein weiteres Puzzlestück, mit welchem der Information Worker seine Arbeit effizienter ausführen kann.

Seit bald 10 Jahren baue ich nun Collaboration Lösungen mit SharePoint. Für viele Use Cases konnte man Team, Projekt oder Extranet Sites bereitstellen, über welche man Dokumente austauschen kann. Trotzdem kam es immer wieder vor, dass ein Dokument nirgends hingepasst hat und darum schnell per Anhang versendet wurde.

Dabei ist das Versenden von Attachments sehr ineffizient.

  • Eine Zusammenarbeit ist nicht möglich. Bearbeitet der Empfänger das Dokument und sendet es zurück, dann kann nur in seltenen Fällen eine Merge-Orgie verhindert werden. Oftmals hat es der Autor selbst oder eine andere Drittperson bereits wieder bearbeitet.
  • Das versendete Dokument bleibt nie aktuell. Bei Änderungen muss ich das Dokument nochmals versenden. Der Empfänger hat in seiner Mailbox plötzlich 2 oder mehr Versionen und muss darauf achten, dass er nicht die falsche Version anschaut.
  • Ich verliere die Kontrolle über meine Daten. Ein E-Mail mit Attachment liegt in fremden Mailboxen, welche vielleicht im Ausland gespeichert sind. Oder die Mailbox wurde auf den nicht verschlüsselten Notebook des Empfängers synchronisiert, welcher dummerweise gestern gestohlen wurde.
  • Anhänge verstopfen die Mailbox und führen zu grossen Datenmengen auf den Exchange Servern. Viele Exchange Admins kämpfen damit.

Glücklich ist, wer seine Mailbox bereits auf Office 365 hat. Denn da gehört das Versenden von Attachments der Vergangenheit an.

Will man ein Anhang (Attachment) anfügen, heisst der Menupunkt neu „Attachment or OneDrive Files“.

attach from onedrive

Beim Aufruf kriegt der Benutzer die Liste „Recent“; der zuletzt geöffneten Dokumente. Klickt man auf „My files“ erscheinen die Dateien von OneDrive for Business. Die lokalen Dateien („Computer“) sind erst an vierter Stelle.

onedrive select

Hat der Benutzer ein Dokument ausgewählt, kann er sich nochmals entscheiden: Soll das Dokument auf OneDrive for Business geteilt (Share) werden oder soll doch das Attachment versendet werden.

share or attach

Bereits länger haben wir diese Option auch in Office Anwendungen (Office 2013). Auch hier kann man Dokumente, welche auf OneDrive oder OneDrive for Business liegen, ganz einfach freigeben.

share word


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Fit für Office 365: OneDrive for Business

In einer Blogserie beleuchte ich, warum sich ein Unternehmen für Office 365 fit machen sollte und welche Dienste sofort genutzt werden können.

 

OneDrive for Business auf Office 365 ist der persönliche Cloud Speicherort um Dokumente abzulegen, zu teilen und auf verschiedenen Devices zu nutzen. Microsoft bietet seit kurzem für jeden OneDrive for Business Benutzer 1 TB an Speicherplatz an.

Unterschiede

OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, welches sich an Privatpersonen wendet und dazu dient, die privaten Dokumente zu speichern, zu teilen und auf verschiedenen Dokumenten zu nutzen. Es unterscheidet sich auch von SharePoint Teamsites, Projectsites, etc. welchen dazu dienen, Team- oder Projekt-relevante Dokumente zu speichern. OneDrive for Business ist das neue Home Drive.

Share

OneDrive for Business bietet den perfekten Ort um Dokumente mit internen oder externen Personen zu teilen und ist damit die Alternative für DropBox oder Google Drive, ohne dass dabei die IT Kontrolle über die Daten verliert. Die Dokumente sind damit sicher abgelegt und die Compliance kann eingehalten werden.
Viel zu häufig versendet man noch Dokumente per E-Mail. Besser ist, die Dokumente auf OneDrive for Business abzulegen und dem Empfänger Zugriff auf die Dokumente zu geben. Neue Mail Apps werden auf Wunsch automatisch Attachments auf OneDrive for Business ablegen und den Link ins E-Mail einfügen.

Synchronisation

Mit dem OneDrive for Business Client können die Dokumente auf Windows Clients offline verfügbar gemacht werden. Mit einer geschickten Konfiguration kann man damit z.B. die „My Documents“ oder den „Desktop“ auf OneDrive for Business ablegen.

Devices

OneDrive for Business verfügt über ein spezielles Design für Mobile und Tablet Geräte. Der Zugriff auf meine persönlichen Dokumente von meinem Smartphone oder Tablet war noch nie so einfach. Mit Office Online ist sichergestellt, dass ich die Dokumente auf diesen Devices auch lesen und bearbeiten kann.

Zentraler Einstieg

Nach meinem Verständnis hat OneDrive for Business jetzt das Zeug um zum zentralen Einstieg zu werden. Ich habe nicht nur die Möglichkeit zu suchen, sondern habe auch Zugriff auf Dokumente, welche ich folge, welche mit mir geteilt wurden oder welche ich zu letzt geöffnet habe. Das „Site Folders“ Konzept ermöglicht mir den schnellen Zugriff auf die Document Libraries der Sites, welche ich folge. Letzteres ist leider nur auf Sites auf Office 365 beschränkt und nicht auf jene On Premise.

Hybrid

Mit SharePoint 2013 SP1 kann der „OneDrive“ Link in der Metanavigation auf OneDrive for Business in Office 365 umgeleitet werden. Die Umleitung kann entweder für alle Mitarbeiter erfolgen oder nur für eine bestimmte Gruppe (Mitglieder einer Active Directory Gruppe). Leider werden die Informationen über Follow (verfolgte Sites, Dokumente, etc.) nicht übernommen.


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OneDrive for Business Aktualisierung gestartet

Gemäss dem Blogpost von Mark Kashman ist die Aktualisierung von OneDrive for Business gestartet. In den kommenden Wochen werden sämtliche Office 365 Tenants aktualisiert. Folgende Features sind neu:

  1. Neues User Interface mit „Simple Controls“: Die wichtigsten Aktionen wie New, Upload, Sync, etc. stehen zentral zur Verfügung.
  2. Site Folders: Document Libraries der Followed Sites werden innerhalb von OneDrive for Business angezeigt.
  3. Smarter Search: Beim Tippen zeigt OneDrive for Business die ersten Suchresultate an.

Und jetzt können wir uns nur noch auf die tollen neuen Features freuen :).