Balkongriller

SharePoint und Office 365 Blog


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Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar

Bekanntlich bin ich ein grosser Fan von Office 365 Groups – trotz einiger Unzulänglichkeiten. Eine davon ist, dass Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar sind. Dokumente, welche man in er SharePoint Online Site einer Office 365 Group ablegt, sind nicht indexiert und erscheinen in den SharePoint Online Suchresultaten. Dieses Verhalten gilt nur für Private Groups. Inhalte von Public Groups werden erfolgreich indexiert und stehen in den Suchresultaten zur Verfügung.

group

Ziemlich ärgerlich: Als langjähriger Benutzer geht man davon aus, dass sämtlicher Content welcher auf SharePoint liegt und auf welchen man Zugriff hat, auch in den Suchresultaten auftaucht. Seit geraumer Zeit gibt es dazu auch ein Feature Request auf UserVoice.com. Wer sich auch daran stört, soll doch für dieses Feature stimmen. Vielleicht hilft es.

Über Delve und die Suche von Delve sind die Dokumente übrigens auffindbar. Die Dokumente von Office 365 Private Groups landen also im Office Graph und können via Delve gefunden und angezeigt werden. Schon mal was.

delve


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Site Suggest: Einfacher Zugriff auf SharePoint Sites

Der Zugriff auf Sites oder Site Collections in SharePoint oder Office 365 könnte besser gelöst sein. Über Site Collection Grenzen gibt es meiner Meinung keine brauchbare Lösung. Und sich innerhalb einer Site Collection durch die Navigation zu kämpfen, kann ganz schön zeitaufwändig werden.

Eine simple Abfrage der Suche nach dem Site Titel kann den Benutzer viel schneller ans Ziel führen. Seit Jahren nutze ich das sogenannte „Site Suggest“ in unterschiedlichen Formen.

Beim Tippen schlägt einem Site Suggest mögliche Ziele vor.

Beim Tippen schlägt einem Site Suggest mögliche Ziele vor.

Hier möchte ich eine simple Lösung publizieren, welche auf JavaScript und JQuery aufsetzt und sich nur mit Design Rechten integrieren lässt. Für einen produktiven Betrieb lohnt es sich, dass JavaScript zu härten sowie die JQuery Libraries auch auf dem lokalen SharePoint zu hinterlegen.

  1. Die JavaScript Datei SiteSuggest.js muss in die Style Library hochgeladen werden. Der Speicherort kann natürlich nach Belieben variert werden: http://pastebin.com/nXvPV8Tc
  2. Auf der Startseite muss ein „Script Editor“ Web Part eingefügt werden. Das folgende Snippet fügst du in das Web Part ein: http://pastebin.com/HZ7xzv9k
    sitesuggestinsert

Und schon können die User innert Sekunden ihre Sites erreichen.

PS: Die Lösung funktioniert sowohl auf SharePoint 2013 On Premise als auch auf Office 365. Das JavaScript ruft die REST API der SharePoint Search auf.


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SharePointCommunity: 8 Tipps um besser zu Finden

Gestern fand in Bern ein Treffen der SharePointCommunity.ch statt. Roger Haueter und ich haben 8 Tipps vorgestellt, wie die Suche von SharePoint und Office 365 verbessert werden kann:

  1. Promoted Results
  2. Refiners
  3. Company Extraction
  4. Duplicate Trimming
  5. Query Suggestions
  6. Title Feld
  7. Site Suggest
  8. Cloud Search Service Application

Das Slidedeck dazu findest du hier:

Ebenfalls verfügbar ist der Source Code zur Site Suggest „App“.


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Reindex einer Liste anstossen

SharePoint bietet die Möglichkeit, bestimmte Listen explizit neu indexieren zu lassen. Beim nächsten Incremental Crawl wird dann der Inhalt dieser einen Listen neu indexiert. Normalerweise geschieht dies nur bei einem Full Crawl. In grossen Farmen kann ein solcher Full Crawl aber Stunden oder gar Tage dauern.

In den List Settings unter Advanced kann man für jede beliebige Liste eine Reindexierung anstossen.

reindex

Ändert man die Konfiguration des Search Schemas (z.B. neue Managed Properties) kann man mit dem nachfolgenden PowerShell Script einfach einen Reindex aller Liste eines bestimmten Typs (hier mit dem Namen „Tasks“) initiieren.

$wa = get-spwebapplication "https://intranet.contoso.com"
foreach($site in $wa.sites)
{
  foreach($web in $site.AllWebs)
  {
    $list = $web.Lists["Tasks"]
    if($list -ne $null)
    {
      Write-Host "Reindex $($web.Title)"
      $version = $list.RootFolder.Properties["vti_searchversion"]
      $list.RootFolder.SetProperty("vti_searchversion", ($version + 1)); 
      $list.Update();                
    } 
    $web.Dispose()
  } 
  $site.Dispose()
}


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Office Delve Yammer Integration, Office Delve Apps und Office Delve Datenschutz

Auf dem IT Pro Network auf Yammer fand letzte Woche ein YamJam zum Thema Delve statt. Das ist eine Art Twitter Jam nur auf Yammer. Dabei hat Microsoft viele Fragen rund um Office Delve beantwortet.

Integration von Yammer

Aktuell ist Yammer noch nicht in Office Delve integriert. Der Office Graph verwendet also keine Signale von Yammer um die Informationen aufzubereiten. Es ist aber geplant, dies nachzuliefern. Auch werden Yammer Conversations, welche an einem Dokument hängen, in Delve angezeigt.

Apps

Es sind Apps für verschiedene Plattformen geplant. Dabei wurden auch ausdrücklich Android und iOS genannt. Hier verfolgt Microsoft den Mobile First Ansatz.  Ggf. müssen wir uns noch einige Zeit auf die schon gezeigte Windows 8 App gedulden.

Datenschutz

Office Delve beachtet die Berechtigungen und ist Security-trimmed. Auch weil es auch der Search basiert. Darum wird auch Inhalt aus Listen und Dokumentbibliotheken, welcher von der Search ausgeschlossen ist, nicht in Delve angezeigt. Dies ist aktuell auch der Weg, um sensitive Inhalte von Delve auszuschliessen. Office Delve zeigt aber nur an, wenn ein Daokument bearbeitet wurde und diese Information ist heute bereits einsehbar. Delve zeigt nicht an, wenn Dokumente nur angezeigt wurden.

Die E-Mail Kommunikation des Benutzers wird nicht indexiert. Office Delve nutzt Signals von Exchange Online um die Relevanz zu verbessern und z.B. die 5 Personen auf der linken Seite zu eruieren.

Freshness von Office Delve

Office Delve baut auf der Suche auf. Darum sind die angezeigten Informationen nie ganz aktuell. Microsoft hat sich zum Ziel gesetzt, dass 95% des Inhalts nicht älter als 1 Stunde ist. Sie würden hart daran arbeiten.