Balkongriller

SharePoint und Office 365 Blog


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Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar

Bekanntlich bin ich ein grosser Fan von Office 365 Groups – trotz einiger Unzulänglichkeiten. Eine davon ist, dass Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar sind. Dokumente, welche man in er SharePoint Online Site einer Office 365 Group ablegt, sind nicht indexiert und erscheinen in den SharePoint Online Suchresultaten. Dieses Verhalten gilt nur für Private Groups. Inhalte von Public Groups werden erfolgreich indexiert und stehen in den Suchresultaten zur Verfügung.

group

Ziemlich ärgerlich: Als langjähriger Benutzer geht man davon aus, dass sämtlicher Content welcher auf SharePoint liegt und auf welchen man Zugriff hat, auch in den Suchresultaten auftaucht. Seit geraumer Zeit gibt es dazu auch ein Feature Request auf UserVoice.com. Wer sich auch daran stört, soll doch für dieses Feature stimmen. Vielleicht hilft es.

Über Delve und die Suche von Delve sind die Dokumente übrigens auffindbar. Die Dokumente von Office 365 Private Groups landen also im Office Graph und können via Delve gefunden und angezeigt werden. Schon mal was.

delve


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The Next Big Thing: Office 365 Groups

Mit den Ankündigungen an der Ignite 2016 sehe ich die Office 365 Group als zentrales Element einer jeder Collaboration Umgebung auf Office 365. Es kommt zusammen, was zusammen gehört. Dokumente in einer SharePoint Team Site werden mit den E-Mails, der Diskussion in Yammer, einem OneNote für Notizen sowie ggf. einem Dynamics CRM Record verknüpft. Das Ganze wird unter drunter durch eine Azure Active Directory Group zusammengehalten.

Team Site

Bereits heute spendiert Microsoft jeder Office 365 Group eine SharePoint Team Site. Noch stehen nicht alle Funktionen zur Verfügung. Greift man aber mit dem Client Side Object Model (CSOM) zu, dann sieht man, dass da eine vollwertige Team Site darunter liegt. In Zukunft wird die Team Site vollständig zugreifbar sein. Man startet mit einer Document Library und kann bei Bedarf weitere Listen und Document Libraries hinzufügen. Aber auch Erweiterungen mit Workflows, PowerApps und Microsoft Flow sind denkbar.
Vielleicht wird in Zukunft die „Independent SharePoint Site“, d.h. eine SharePoiint Team Site ohne Office 365 Group, zur Ausnahme.

team-site

Vorerst ist nur die Document Library nutzbar. Dahinter verbirgt sich aber eine komplette Team Site.

Conversations

Die Unterhaltungen der Office 365 Groups können in Bälde in einer Yammer Group geführt werden. Eine Office 365 Group kann (wenn gewünscht) automatisch eine Yammer Group erhalten. Dokumente wandern von Yammer in die Team Site und die Notizen in das darin enthaltene OneNote. Damit kommt zusammen, was zusammen gehört (Dokumente, Notizen und die Unterhaltung). Yammer fügt sich endlich in den Rest der Office 365 Palette ein. Das Leben der Nutzer wird einfacher, da nun klar ist, wo Dateien und Notizen abgelegt werden und da es eine eindeutige Verbindung zwischen einer Yammer Group und einer Office 365 Team Site gibt. Auf der anderen Seite bleibt der Yammer Newsfeed bestehen, welcher mich über die Unterhaltungen in all meinen Groups informiert.
Eigentlich auch ein gutes Zeichen ist, dass man Yammer in Zukunft nicht mehr separat kaufen kann. Die Yammer Enterprise Lizenz verschwindet. Yammer gibt es nur noch als integrierten Dienst in Office 365.

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Eine Yammer Group pro Office 365 Group (Quelle: blogs.office.com)

Governance

Heute können die Groups viral gehen – nicht der richtige Approach in einem Unternehmen. Darum braucht es Governance. Microsoft hat das erkannt und wird einige Tools bieten. Die Governance Features sind ein Schritt in die richtige Richtung.

  • Mit den Group Usage Guidelines kann eine Website mit Regeln hinterlegen werden.
  • Die Groups lassen sich klassifizieren.
  • Man kann bereits heute die Privacy (Public, Private) einstellen
  • Es gibt eine Naming Policy (Präfix, OE Namen in den Group Namen integrieren)
  • Mit einem Azure AD Setting kann definiert werden, wer eine neue Group erstellen kann.
  • Und mit Azre AD Premium kann die Mitgliedschaft zu einer Office 365 auf Grund von AD Attributen dynamisch gesteuert werden.
  • Inaktive Groups können (nach einem Reminder E-Mail) automatisch gelöscht werden.

Die meisten dieser Einstellungen werden per PowerShell vorgenommen. Aber natürlich fehlen noch ein paar Dinge, damit man die Office 365 Groups wirklich unter Kontrolle hat.

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Bereits heute listet das Admin Center die Groups auf.

Berechtigungen

Die Berechtigungen sind noch zu simpel gestrickt. Einfache Szenarien lassen sich dank der darunterliegenden Azure Active Directory Gruppe einfach abbilden. Bei komplexeren Szenarien reicht das aber nicht aus. So sind z.B. alle Group Members automatisch mit Full Control auf der SharePoint Team Site berechtigt.

Externer Zugang

Vor kuzer Zeit hat Microsoft den Gast Zugang für Office 365 Groups ermöglicht. Aktuell kann man einfach auf Dateien und das OneNote zugreifen. Der Zugriff z.B. auf den Planner ist noch nicht möglich.

Office Groups GIF

Hinzufügen von externen Benutzern (Quelle: blogs.office.com)


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Neuer Look für Document Libraries

Dokumentenbibliotheken auf SharePoint Online bzw. Office 365 kriegen einen new look. Bei einigen First-Use Tenants ist die Funktion schon aufgeschaltet. Es handelt sich dabei um das selbe UI, welches man bereits bei Dokumenten auf OneDrive for Business oder Office 365 Groups findet.

Die neue Ansicht kommt mit einigen ganz netten Features daher. Das UI wirkt aufgeräumt und modern. Und es passt sich der Bildschirmgrösse an. Die linke Navigation ist nur noch einstufig und der Ribbon ist durch eine vereinfachte Action Leiste ersetzt worden.

docs.png

Oben links ist die Search Box mit Preview Funktion.

search.png

Die grösste Veränderung ergibt sich aber bei der Anzeige der Dokumente. Neben der bekannten, aber erneuerten List View kann man auch eine Grid View wählen. Dazu wird jedes Dokument als Preview dargestellt. Die Darstellung der Bilder ist damit im 21. Jahrhundert angekommen.

picture library.png

Man kann aber immer noch eigene Views erstellen, mit Filter, Sortierung, angezeigten Spalten, usw. Um die angezeigten Spalten zu verändert, steht auch ein neuer Dialog zur Verfügung.

views.png

Ebenfalls spendiert uns Microsoft einen neuen Dialog um Metadaten zu bearbeiten. Schigg, finde ich. Über „Edit all“ kommt man auf das altbekannten EditForm.aspx. Die selbe Ansicht zeigt auch die History.

metadata.png

Ebenfalls nett ist die Möglichkeit, eine oder mehrere Dateien auszuwählen und in einen anderen Ordner zu verschieben oder zu kopieren. Damit lassen sich Dateien sehr einfach in Ordner organisieren – wer den Tod der Ordner ausgerufen hat, muss seine Ansicht evtl. wieder überdenken.

A propos Ordner: Der new look erlaubt das Hochladen von ganzen Ordnern. Früher war dazu die Explorer View notwendig.

folder.png

In der Standard Konfiguration kriegt der Benutzer die Möglichkeit, einen Link auf ein Dokument einzufügen. Hilfreich ist, dass dabei die zuletzt bearbeiteten Dokumente gleich angeboten werden.

link.png

Und auch die List Settings sind noch da. Der Aufruf erfolgt über das Zahnrad oben rechts. Zur grossen Freude meinerseits finden sich da sämtliche Einstellungen. Der neue Look ist also eine Erweiterung. Das zeigt auch die Tatsache, dass man aktuell noch zwischen der Classic und dem „new look“ umschalten kann.

listsettings.png

Bisher sind mir folgende fehlende Punkte aufgefallen.

  • Der „New Look“ ist nur auf der Document Library unterstützt. Füge ich das List View Web Part auf eine Web Part Page, sehe ich wieder die Classic Ansicht.
  • Die Datasheet View und der Export nach Excel fehlt.
  • Custom Actions, d.h. eigene Ribbon Buttons lassen sich nicht mehr integrieren.
  • Die Metadata Navigation ist nicht unterstützt. Mit der Metadata Navigation kann man die Document Library nach Term Feldern (Tags) und anderen Metadaten filtern.

Trotzdem. Mir gefällt’s. Schon nach kurzer Zeit will man gar nicht mehr zurück zu Classic.


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Mobile Device Kompatibilität mit Office 365 und SharePoint Online

In einer „Cloud First, Mobile First“ Welt, wie sie Microsoft CEO Satya Nadella als Strategie angekündigt hat, greift man auch immer öfter mit Mobile Devices auf die Collaboration Umgebung zu. Heute will man von überall und mit jedem beliebigen Devices auf seine Daten zugreifen können.  Der Begriff Mobile Devices beinhaltet nicht nur Smartphones sondern auch Tablets. Dazu gehören also Apple iPad, Android Tablets wie das Samsung Galaxy Tab sowie auch das Surface von Microsoft.

Wenn es um den mobilen Zugriff geht, hat die Cloud mit Office 365 bzw. SharePoint Online gegenüber SharePoint 20113 On Premise zwei entscheidende Vorteile.

  • Aktuelle Software: SharePoint 2013 wurde in der selben Zeit wie das Surface 1 gelauncht. Das Produktteam von SharePoint hat also keine Chance sich auf das Surface einzustellen. Anders sieht es in der Cloud mit Office 365 aus: In regelmässigen Updates werden neue Features und Verbesserungen ausgeliefert. So wurde eine Mobile View für OneDrive for Business hinzugefügt. Auch die Team Sites verfügen über eine Mobile optimierte Ansicht. Neue Funktionen wie Office Groups werden „von Haus aus“ für Mobile First entwickelt und lassen sich auf den mobilen Geräten sehr gut darstellen. Bei SharePoint 2013 On Premise ist die Mobile View nur bedingt vorhanden.
  • Externer Zugriff und Authentication: Mobiler Zugriff kombiniert mit Bring your own device (BYOD) bedeutet, dass die Collaboration Plattform vom Internet her zugänglich ist. Mit Office 365 läuft die Authentication über ADFS. Viele Apps, welche die Arbeit auf den mobilen Devices erleichtern, sind genau für diese Authentisierung ausgerichtet. Bei SharePoint 2013 On Premise muss man hingegen jede App mit dem eigenen Setup testen.
Mobile View von SharePoint Online auf Windows Phone

Mobile View von SharePoint Online auf Windows Phone

Darum werde ich im diesem Blogpost auch nur auf den mobilen Zugriff auf Office 365 eingehen. Soll mit Smartphones und anderen Mobile Devices auf SharePoint 2013 On Premise zugegriffen werden, sind auf jeden Fall weitere Abklärungen notwendig. Auch muss man die Liste der unterstützten Geräte massiv einschränken.

Als Grundlage hat mir der Blogpost Compare how different mobile devices work with Office 365 gedient. Die unterstehende Matrix habe ich aber mit neuen Devices (wie dem Android Tablet oder Windows 8 auf Surface) erweitert sowie auch neue Funktionen hinzugefügt.

Task

Windows 8

Windows Phone

iPhone, iPad

Android Phones

Android Tablet

E-Mail: Outlook Web App um E-Mails zu lesen Ja Ja Ja Exchange 2010 Mobile Ansicht Exchange 2010 Mobile Ansicht
Native Outlook App Ja Nein Ja Nein Nein
POP oder IMAP Sync Ja Ja Ja Ja Ja
Exchange ActiveSync Ja Ja Ja Ja Ja
Office Groups: Im Browser anzeigen Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Nein
SharePoint Online: Office Online in Office 365 Ja Anzeigen im Browser, Bearbeiten in Office Mobile App iPhone: Anzeigen, iPad: Bearbeiten Nur Anzeigen Nur Anzeigen
OneNote App, Zugriff auf OneNote Dateien auf Office 365 Ja Ja Ja Ja Ja
OneNote Online Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Office App auf Mobile Devices(Word, Excel, and PowerPoint) Ja Ja Ja Ja Ja, App angekündigt.
Zugriff via App auf OneDrive for Business Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Delve: Im Browser anzeigen Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Yammer: Aufruf im Browser Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Yammer App Ja Ja Ja Ja Ja
Lync 2013: App Ja Ja Ja Ja Ja, App verfügbar
CRM Online: Zugriff auf CRM Daten via App Ja Ja Ja Nicht getestet Ja, App verfügbar. Läuft aber nicht auf Android 4.4
Administration von Office 365 via Browser Ja Nein Nein Nein Nein
Office 365 App für Service Health Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja

Darum: Wenn Mobile Zugriff ein Thema ist, tut man gut daran auf Office 365 bzw. SharePoint Online sowie Windows 8, Windows Phone 8 oder iOS mit iPad und iPhone zu setzen.


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Content Type Hub auf Office 365

Der Content Type Hub von SharePoint bietet die Möglichkeit, Content Types (Inhaltstypen) auf verschiedene Site Collections zu verteilen. Gerade auf Office 365, wo keine Farm Solutions mit Site Columns und Content Types deployt werden können, ein nützliches Hilfsmittel. An einem zentralen Ort können sämtliche Inhaltstypen erfasst und konfiguriert werden. SharePoint Timer Jobs kümmern sich um die Verteilung auf sämtliche Site Collections.

On Premise konfiguriert man den Content Type Hub auf der Managed Metadata Service Application. Man hat damit die Möglichkeit, selbst zu definieren, unter welchem URL diese Site Collection läuft.

Content Type Hub unter Office 365

Unter Office 365 fehlt diese Konfigurationsmöglichkeit. Jeder Office 365 Tenant verfügt auch über eine Site Collection, welche als Content Type Hub fingiert. Diese ist immer unter https://[tenantname].sharepoint.com/sites/contentTypeHub/ erreichbar.

Die hier erfassten Content Types können über die Option „Manage publishing for this content type“ publiziert und damit auf allen Site Collections des Tenants verfügbar gemacht werden. Mit alle Site Collections meine ich auch alle. Auch die OneDrive for Business Sites der Benutzer.

First-Time-Right

Der Content Type Hub eignet sich nicht als Spielweise. Einmal publizierte Content Types lassen sich nur schwerlich wieder entfernen. Darum auf produktiven Mandanten auf keinen Fall experimentieren. Wenn man aber weiss, was man tut, ist das Feature wirklich nützlich!

Fehlender Zugriff

Diese Site Collection fehlt aber auf der Administrationsseite. Ist der Benutzer, welcher den Tenant ursprünglich erstellt hat, nicht mehr vorhanden, kann es sein, dass man keinen Zugriff mehr auf die Site Collection hat. Dann bleibt einem nichts anderes übrig, als über den Support von Microsoft wieder Zugriff zu beantragen.